Zbieranie osobných informácií je dôležitým prvkom skoro každej firmy. Tieto údaje sa zhromažďujú napríklad na marketingové účely. Dôležitým prvkom je aj súhlas na spracovanie osobných údajov danej osoby. Firmy, ktoré nemali doteraz prehľadné databázy a netriedili dáta môžu mať problém.
Informačný systém, ktorý spravuje a zhromažďuje osobné údaje ich môže sprístupniť podľa určitých hľadísk. Nezáleží na tom, či je decentralizovaný, centralizovaný alebo dopravený napríklad na základe geografického hľadiska.
Kde môže nastať problém?
Väčšina podnikateľov sa počas svojho podnikania snaží zhromažďovať údaje o potenciálnych klientoch. Vytvárajú tak obsiahle databázy, ktoré obsahujú osobné údaje, nie úplne v súlade s dohodnutými podmienkami v rámci ich obchodného vzťahu. Jedná sa teda o spracovanie osobných dát nad legislatívny rámec.
Európska únia vydala smernicu, ktorá nadobudla platnosť 25. mája 2018. Tá hovorí o súhlase so spracovaním osobných údajov za účelom, na ktoré môžu byť použité. Taktiež musí byť známe, aké údaje budú spracované. Dôležité je aby osoba, ktorej údaje sú spracované vedela, že súhlas môže byť stiahnutý aj v budúcnosti. Obchodovanie so súhlasom nie je povolené, čiže nemôže byť kúpený a predaný.
Legislatíva GDPR garantuje, že súhlas danej osoby je len informatívny aby dotknutá osoba poznala identitu prevádzkovateľa a účel, na ktorý budú jej osobné údaje použité. Účely, na ktoré sa zhromažďujú osobné údaje musia byť jasné a zrozumiteľné.
Nezabúdajte na triedenie databáz
Zhromažďovatelia osobných údajov by mali selektovať prípady, v ktorých im nebol daný súhlas na spracovanie osobných údajov danej osoby. Ak osoba dala súhlas na spracovanie osobných údajov zhromažďovateľ by mal vedieť preukázať, že tento daný súhlas získal na spracovanie na konkrétny účel. V prípade, že daná osoba nedala súhlas na zasielanie newslettera, spracovateľ osobných údajov nemôže tento newsletter zasieť.
Používatelia osobných údajov by mali zvoliť vhodné postupy a technické opatrenia. Využívanie osobných údajov by malo prebiehať v súlade s nariadeniami a mali by vedieť dokladovať, že takto konajú.
