Získali ste v minulosti e-mailové alebo iné kontakty a neviete, čo je s nimi potrebné vykonať v kontexte GDPR? Na túto častú otázku sme sa pozreli v dnešnom článku.
Je potrebné mať vždy súhlas
V prípade ak sa jedná o zákazníkov z objednávok, je možné túto databázu využívať na reklamné účely. Sú aj prípady kedy treba udeliť takzvaný oprávnený súhlas.
V prípade ak si nie ste istý odkiaľ ste získali kontakt, treba byť opatrný. Je podstatné odkiaľ pochádzajú údaje, či je to zo súťaže alebo z vyskakovacieho okna. Treba vytvoriť reaktivačnú kampaň a to tak, že rozpošlete týmto potencionálnym zákazníkom otázku či môžete využívať ich údaje na reklamné účely a dať im dobrovoľnú možnosť aj odmietnuť. V prípade zamietavej odpovede nemáte inú možnosť ako údaje vymazať.
Súhlas a oprávnený záujem
Na základe oprávneného záujmu môžete rozposielať reklamný newsletter. Podstatou je aby nebol personalizovaný a neboli použité osobné údaje. V prípade plnohodnotného súhlasu je možné použiť personalizáciu a rozposielať reklamné komunikáty.
E-mailové riešenia a IT
Malé a stredné organizácie väčšinou neovplývajú sofistikovanými IT riešeniami. Outlook je väčšinou zaužívanou praxou pri zamestnancoch vo firmách. MS Exchange slúži na hľadanie starej e-mailovej komunikácie. E-maily s osobnými údajmi tak možno nájsť, označiť a presunúť na bezpečné miesto a v prípade potreby ich vymazať.
Emaily, ktoré sú zálohované
Z hľadiska technológie je možné vyfiltrovať e-maily, ktoré sú aktívne alebo na serveri a vymazať ich. Na základe smerníc GDPR sú nebezpečné tie, ktoré sú v zálohách. E-maily, ktoré sú zálohované je možné vyfiltrovať, obnoviť a extrahovať. Pri odstránení údajov zo zálohovanej pošty, je možné nahrať novú zálohu a vytvoriť nový zoznam.
Väčšie spoločnosti, ktoré majú sofistikované nástroje na správu e-mailov, môžu archivovať a pracovať s údajmi v jednej zložke. Majú taktiež možnosť ich bezpečne vymazať. Špecializovaný nástroj na správu je vhodným nástrojom na pokrytie GDPR nárokov. Tieto pokročilejšie nástroje vedia pracovať aj s CRM alebo CMS.
